Qualquer empresa preocupada com soluções eficientes e econômicas para telecomunicações provavelmente foi informada de que os sistemas de telefonia Voice over Internet Protocol (VoIP) são a melhor escolha na sociedade atual voltada para a Internet. Da melhor maneira que alguém pode dizer à primeira vista, parece que os serviços de VoIP estão respondendo a muitas, senão a todas, as principais necessidades de comunicação que as empresas exigem dos sistemas de telefonia.

No entanto, não demora muito para encontrar conselhos conflitantes. As pessoas querem saber se as soluções de comunicação VoIP são tão úteis quanto afirmam ser.

Os principais benefícios comerciais de um sistema de telefonia VOIP

Acontece que há muitos benefícios potenciais em mudar para um sistema de telefonia VoIP. Vejamos algumas das maneiras como essa mudança pode diminuir os custos e os investimentos de tempo enquanto aumenta a produtividade.

Os sistemas VoIP reduzem custos, melhoram o gerenciamento do tempo e aumentam a produtividade

1. Baixo custo por chamada

Como parte do nome sugere, um sistema de telefone VoIP utiliza o protocolo da Internet para fazer chamadas. Em vez de usar linhas telefônicas, todos os dados de comunicação são transformados em pacotes e enviados pela rede IP. A rede IP que sua empresa usa pode ser sua conexão com a Internet, uma conexão IP direta com o provedor de serviços telefônicos ou uma combinação de ambas. A parte importante da conexão IP é que haja qualidade de serviço garantida (QoS) da rede do provedor de serviços de telefonia para a rede do escritório. Observe que, se você estiver usando a Internet para se conectar ao provedor de serviços telefônicos, o QoS não será possível.

Fazer chamadas por linhas telefônicas tradicionais significa que uma linha é ocupada pelos dois chamadores que a usam para se comunicar. Uma vez que existem poucas linhas que podem ser instaladas, as chamadas feitas por linhas fixas, especialmente se forem de longa distância, são caras. Mas usar a Internet para retransmitir dados de chamadas contorna esse problema, tornando as chamadas domésticas e de longa distância mais baratas em geral.

2. Mobilidade de serviço

Se sua empresa está em trânsito, os serviços de VoIP podem ser um grande benefício para você, porque eles o seguirão aonde quer que você vá.

Em um sistema telefônico tradicional, uma linha que vai para uma casa ou empresa recebe seu próprio número de telefone. Qualquer movimento que ocorre torna-se uma tentativa de lembrar os códigos ou teclas corretos para discar no seu telefone. Muito tempo pode ser perdido entrando em contato com as companhias telefônicas para transferir serviços e números de telefone para novos locais.

Com um sistema de telefonia VoIP, tudo isso é eliminado. Não existem limitações físicas. Você tem a liberdade de se mover conforme a demanda de seu negócio, sem qualquer estresse adicional.

3. Versatilidade dos recursos

O uso de sistemas de telefone VoIP permite que você realize várias tarefas com os dispositivos mais experientes em tecnologia, permitindo que você seja o mais produtivo possível.

Suponha que você esteja em uma chamada em uma fila. Enquanto espera, você pode criar estratégias para abordar as chamadas dos clientes perdidas enquanto lê as transcrições de correio de voz para texto que são enviadas diretamente para sua caixa de entrada de e-mail.

Em outro caso, você pode encaminhar mensagens e correio de voz facilmente. Se você receber uma mensagem importante em um correio de voz, poderá encaminhá-lo para três outras pessoas com um clique do mouse.

Esses recursos e muitos outros úteis estão disponíveis com os sistemas de telefone VoIP. E como o serviço sempre acompanha você, os recursos que você considera úteis podem ser adicionados ou subtraídos com facilidade. Resumindo, os sistemas de telefonia VoIP crescem com o seu negócio.

4. Chamadas de conferência simples

Os recursos mencionados acima não são todos facilitados pelo VoIP. Como todas as chamadas usam uma rede de dados convergente em vez de linhas telefônicas dedicadas, a criação e participação em chamadas em conferência é muito mais fácil.

É possível participar de chamadas em conferência se sua empresa usa um sistema de telefonia tradicional, mas o que você descobrirá é que terá que pagar por um serviço adicional para hospedar vários chamadores para uma conferência. Esses serviços são nativos de muitos sistemas de telefonia VoIP. Em vez de pagar por algo extra, você pode aproveitar a capacidade de fazer chamadas em conferência como um benefício adicional ao serviço pelo qual já pagou.

Além disso, os serviços de VoIP também tornam as videoconferências muito mais fáceis. Claro, esses tipos de conferências geralmente são casos especiais, mas a interação face a face com colegas e clientes, enquanto o pessoal de negócios está fora do escritório, é muito mais gerenciável com sistemas de telefone VoIP.

5. Eficiente interação com o cliente

Na economia global de hoje, as empresas podem estar localizadas em qualquer lugar. Isso geralmente significa que as reuniões exigem viagens. Mesmo assim, com um serviço VoIP não há razão para perder a capacidade de realizar chamadas importantes ou para não encaminhar documentos essenciais.

Nos últimos meses, você deve ter notado que grandes empresas como Coca-Cola e JPMorgan Chase eliminaram o correio de voz. Embora esse tipo de movimento possa não ser apropriado para todos os negócios, algumas empresas aparentemente descobriram que atender às mensagens de voz leva muito tempo.

Com um sistema telefônico VoIP, você pode escolher onde e como suas chamadas tocarão. Por exemplo, você pode selecionar os primeiros toques para serem encaminhados ao seu escritório. Se você não atender a chamada, ela será transmitida para um segundo ou terceiro dispositivo, por exemplo, um telefone celular ou laptop. Simplesmente, as chamadas não precisam mais ser perdidas se forem urgentes.

Documentos importantes que precisam ser encaminhados também não precisam mais esperar. Usando VoIP, os parceiros de negócios podem enviar seus documentos por e-mail em vez de esperar um dia (ou vários) para chegar a uma máquina de fax.

6. Confiável

Uma preocupação comum que surge sobre o VoIP é o fato de que, se a internet parar de funcionar, a capacidade de fazer chamadas também para. Isso não precisa ocorrer nas circunstâncias certas. A verdade é que o encaminhamento de chamadas, como outros recursos dos sistemas de telefonia VoIP, é incrivelmente flexível.

A capacidade de escolher para onde suas chamadas são encaminhadas e como, significa que você também não precisa perder produtividade por causa de quedas de energia locais ou eventos relacionados ao clima. Se o telefone do escritório não pode ser atendido, seu dispositivo móvel ou laptop pode.

Tomando a decisão certa para o seu negócio

Compreensivelmente, qualquer recomendação que exija mudanças generalizadas na forma como as empresas conduzem os negócios parece muito arriscada. A mudança para um sistema de telefonia VoIP pode ser confusa com todos os serviços e recursos disponíveis. Peneirar as páginas de letras pequenas também não contribui para tomar a decisão certa.

É sempre melhor ter um consultor experiente e confiável à mão para ajudá-lo nas principais decisões de negócios como esta. Nossos consultores da Lojamundi podem ajudá-lo a escolher o melhor sistema de telefonia para suas necessidades específicas e ajudá-lo a implementar quaisquer alterações da maneira mais eficiente possível. E apenas no caso, eles estão disponíveis para responder a quaisquer perguntas adicionais que você possa ter. Como sempre, esperamos a oportunidade de impactar positivamente seus negócios.